Cuadro comparativo de cotizaciones: plantilla gratis y cómo usarla

Llegan tres presupuestos: uno por WhatsApp con IVA incluido, otro en un PDF sin IVA y un tercero en un audio que dice "lo mismo, pero de otra marca". Así no se pueden comparar. Un cuadro comparativo bien armado los pone en la misma base y te deja decidir en minutos.

Qué columnas lleva y para qué sirve cada una

Si a la tabla le falta una columna, la duda aparece justo al decidir y toca volver a escribir al proveedor. Estas son las de la plantilla:

Como es un CSV, la plantilla no trae fórmulas. Escríbelas en la primera fila y arrástralas hacia abajo: precio con IVA =F2*(1+G2/100) y total de línea =C2*H2. Ordena por artículo y verás quién da el mejor precio en cada línea.

Por qué no basta con mirar el total: un ejemplo

Mirar solo el total es lo más rápido, y ahí se escapa parte del ahorro. Este pedido de una empresa con flota se cotizó a tres proveedores:

Ejemplo con datos ficticios. Precios unitarios sin IVA, en euros, ya normalizados. En naranja, el mejor precio de cada línea.

Por total gana el Proveedor B, con 2.622 €. Pero línea por línea:

• El neumático más barato lo tiene el Proveedor C, de otra marca: conviene confirmar que la aceptas.
• Filtro, aceite y pastillas salen mejor en el Proveedor B.
• Neumáticos a C y el resto a B: el pedido queda en 2.530 € sin IVA, 92 € menos que el mejor total.
• B entrega en 10 días y pide contado. Si los neumáticos hacen falta esta semana, C los entrega en 4 días y cobra a 30 días.

Con las líneas a la vista, la decisión ya no es "el más barato", sino la mejor combinación para este pedido.

Cómo normalizar IVA, unidades y marcas

Cada proveedor responde a su manera, y si copias los números tal como llegan, la tabla compara cosas distintas. Antes de anotar un precio, pásalo a la misma base:

• IVA: en el ejemplo, el Proveedor A mandó el neumático a 459,80 € con IVA incluido; sin IVA son 380 €. Compara sin IVA y deja el tipo en su columna.
• Unidades: si uno cotiza el aceite por bidón de 20 litros y otro por litro, lleva los dos a la unidad del pedido.
• Marcas: si aceptas equivalentes, anota la marca y compara dentro de lo que te sirve. Si no, anótalo en observaciones sin borrar la fila.

Cómo elegir cuando los precios se parecen

Con precios parecidos, lo que decide está fuera de la columna del precio:

• Plazo de entrega: si el artículo detiene un vehículo, pesa más que unos euros de diferencia.
• Condición de pago: a igual precio, pagar a 30 días deja caja libre.
• Validez de la oferta: te marca cuándo decidir; si la ronda se alarga, confírmala antes de pedir.
• Portes y mínimos: un precio bajo con portes aparte puede dejar de serlo.

Con esos datos en la misma fila, elegir lleva minutos.

Errores comunes al armar el cuadro comparativo

No son errores de quien compra, sino del proceso: aparecen cuando todo se hace deprisa y a mano.

• Copiar a mano precios de WhatsApp. Entre audios, fotos y mensajes, un número mal pasado cambia la decisión y cuesta encontrarlo.
• Mezclar precios con y sin IVA en la misma columna, que hace parecer caro al más barato.
• Comparar ofertas vencidas: el precio anotado ya no se mantiene y la factura llega con otro importe.
• Empezar una hoja nueva en cada pedido. Sin histórico no hay forma rápida de saber cuánto aumentó cada proveedor.

Todos se resuelven igual: que los datos entren una sola vez, en el mismo formato y con fecha.

Cuánto trabajo es mantenerlo a mano

La plantilla ordena la comparación, pero no escribe a los proveedores ni copia sus respuestas: cada proveedor extra suma un mensaje, un seguimiento y una fila. Por eso el cuadro suele quedarse en tres o cuatro proveedores aunque el rubro tenga más.

En Autobuses Santa Fe, empresa de transporte con flota propia, un asistente dedicaba unas dos horas al día a pedir precios por WhatsApp uno por uno y armar una planilla nueva por pedido, con cuatro proveedores por compra como máximo. Hoy les lleva un minuto por pedido.

Cuándo conviene que los proveedores carguen sus precios en un formulario

Si pides precios varias veces por semana, o tienes más proveedores de los que llegas a consultar, el cuello de botella no es la tabla: es pasar los datos a ella. La salida es que cada proveedor escriba su precio en un formulario igual para todos, como contamos en cómo pedir cotizaciones a varios proveedores. Así funciona Crowtiza:

1. Cargas el pedido una vez: rubro, fecha límite y lista de artículos (puedes subir un Excel).
2. Sale por WhatsApp y email a todos los proveedores activos del rubro, desde una línea dedicada a nombre de tu empresa sobre la API oficial de WhatsApp Business.
3. Cada proveedor carga precio, marca, IVA y fecha de entrega en un formulario, sin registro ni contraseña, y no ve a quién más consultaste ni lo que cotizó el resto.
4. A quien no responde, el sistema le vuelve a escribir hasta la fecha límite.
5. Todo llega a una pantalla con quién respondió, quién falta y los precios ordenados y comparables, sin copiar un número.

Además guarda el histórico de cada ronda para ver cuánto aumentó cada proveedor respecto del resto del rubro. Si tu empresa es de transporte, mira también software de compras para transporte.

Si compras de vez en cuando y con pocos proveedores, la plantilla te basta. Si compras seguido, los precios pueden llegarte ya ordenados y comparables en cada ronda.

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