Cotizaciones a proveedores: cómo Autobuses Santa Fe pasó de dos horas por día a un minuto por pedido

Hay tareas que no dan clientes ni facturación, pero se comen horas todas las semanas. Perseguir proveedores para que coticen es una de ellas. Este es el caso de Autobuses Santa Fe, una empresa de transporte que pasó de dedicarle dos horas por día a mensajear proveedores uno por uno a cargar el pedido una sola vez, en un minuto.

El negocio

Con una flota activa, Autobuses Santa Fe necesita comprar seguido: insumos, repuestos y materiales. Cada compra implica pedir precios a varios proveedores. Antes, todo ese proceso era manual: un mensaje por proveedor, mails sueltos y hojas de cálculo de Excel que nadie terminaba de entender igual.

El problema: mensajear proveedores uno por uno

Cada compra arrancaba igual: escribirle a cada proveedor por WhatsApp, uno por uno, y después ir juntando las respuestas a mano. Entre escribir e insistirle a los que no contestaban se iban unas dos horas por día de un asistente de compras. Y cuando los precios llegaban, venían en mensajes sueltos y formatos distintos, así que compararlos significaba armar una hoja de cálculo nueva cada vez.

El costo no era solo tiempo. Cada compra terminaba cotizada entre tres y cuatro proveedores como máximo: no porque fueran los mejores, sino porque eran a los que se llegaba a preguntar. Y sin una forma clara de comparar, era difícil saber si el precio que se conseguía era el mejor del rubro.

La solución: cotizaciones en una sola pantalla

Implementamos un sistema que automatiza todo el flujo de cotización:

Carga el pedido con el rubro, la fecha límite y el Excel de artículos, y desde ahí el sistema les escribe a todos los proveedores por WhatsApp y por email de una vez. A quien no responde, le vuelve a escribir hasta la fecha límite. Cada proveedor completa un formulario con precio, marca, IVA y fecha de entrega, y todo vuelve a una sola pantalla que muestra quién respondió, quién falta y en qué estado está cada pedido.

Los resultados, tres meses después

"Me encantó el sistema. Demoraba un montón de tiempo hablándole a los proveedores por WhatsApp y ahora está todo muy simple: envío las cotizaciones y tengo todo ordenado en un segundo. Funciona excelente." — Jerónimo Ingaramo · Autobuses Santa Fe

Antes vs. ahora

¿Y si tu negocio no es de transporte?

El caso es de una empresa de transporte, pero el patrón se repite en cualquier rubro que pida precios o gestione proveedores: si estás persiguiendo respuestas mensaje por mensaje y comparando en hojas de cálculo sueltas, eso se puede automatizar. El sistema se adapta a tu proceso. Pasó lo mismo con esta agencia de marketing que duplicó clientes automatizando su parte repetitiva.