Cotizaciones a proveedores: cómo Autobuses Santa Fe ahorró 8 horas por semana
Hay tareas que no dan clientes ni facturación, pero se comen horas todas las semanas. Perseguir proveedores para que coticen es una de ellas. Este es el caso de Autobuses Santa Fe, una empresa de transporte con más de 80 empleados que pasó de dedicarle media mañana a las cotizaciones a resolverlas en diez minutos.
El negocio
Con una flota activa, Autobuses Santa Fe necesita comprar seguido: insumos, repuestos y materiales. Cada compra implica pedir precios a varios proveedores. Antes, todo ese proceso era manual: llamadas, mails sueltos y hojas de cálculo de Excel que nadie terminaba de entender igual.
El problema: perseguir proveedores por teléfono
El encargado de compras dedicaba entre 3 y 4 horas por semana solo a hacer seguimiento: llamar para saber si el proveedor había recibido el pedido, si iba a cotizar, cuándo respondería. Y cuando los precios llegaban, venían en formatos distintos y mails separados, así que compararlos significaba armar una hoja de cálculo nueva cada vez.
El costo no era solo tiempo: se perdían cotizaciones, se pasaban fechas límite, y más de una vez se terminaba comprando al proveedor equivocado porque no había una forma clara de comparar.
La solución: cotizaciones en una sola pantalla
Implementamos un sistema que automatiza todo el flujo de cotización:
El encargado carga el pedido, el sistema contacta a los proveedores por WhatsApp con un link a un formulario, y cuando todos responden, avisa. La comparativa de precios aparece en una sola pantalla, coloreada por ranking, y desde ahí se genera la orden de compra y se envía al proveedor en un click.
Los resultados, desde el primer mes
"Antes le dedicaba media mañana a perseguir proveedores por teléfono. Ahora entro al sistema, veo quién respondió y quién no, y en diez minutos tengo la orden de compra lista para mandar. Es otra cosa." — Encargado de compras · Autobuses Santa Fe
Antes vs. ahora
Antes
- Llamados telefónicos para avisar el pedido
- Cotizaciones en mails separados sin formato
- Planilla de Excel nueva por pedido
- Seguimiento manual proveedor por proveedor
- Órdenes de compra hechas a mano
Ahora
- WhatsApp automático con link al formulario
- Todo en una pantalla, coloreada por precio
- Comparativa lista en segundos
- Recordatorio automático antes del vencimiento
- Orden de compra generada con un click
¿Y si tu negocio no es de transporte?
El caso es de una empresa de transporte, pero el patrón se repite en cualquier rubro que pida precios o gestione proveedores: si estás persiguiendo respuestas por teléfono y comparando en hojas de cálculo sueltas, eso se puede automatizar. El sistema se adapta a tu proceso, no al revés. Pasó lo mismo con esta agencia de marketing que duplicó clientes automatizando su parte repetitiva.
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